e-Mail-Knigge

Per E-Mail oder doch lieber persönlich?


E-Mails haben viele Vorteile: Sie sind schnell verfasst, prompt versendet und können theoretisch jederzeit den Empfänger erreichen. Doch geschriebene Worte haben manchmal eine andere Wirkung auf den Adressaten, als der Absender vielleicht beabsichtigt. Ein Telefonat oder persönliches Gespräch scheint daher in manchen Fällen günstiger. Deswegen sollte man sich überlegen, welche Nachrichtenform gewählt wird. Daneben gibt es bestimmte Themen im schulischen Bereich, die nicht per E-Mail geklärt werden können: Beispielsweise können und dürfen aus Datenschutzgründen Leistungsstände/Noten nicht erfragt werden. Auch für konfliktträchtige Themen oder Probleme ist ein persönliches Gespräch die empfehlenswertere Wahl. Selbstverständlich können allgemeine Informationen (z.B. Info bzgl. vergessener Unterlagen/Hausaufgaben, Ankündigung einer Nacharbeit oder das Vereinbaren eines persönlichen Gesprächstermins) den praktischen Weg der E-Mail gehen.

Der gute Ton


Wir bitten, auf höfliche und angemessene Anreden und Grußformeln in E-Mails zwischen Schule und Elternhaus zu achten. Ebenso sollte auf einen sachlichen Schreibstil und respektvolle Sprache Wert gelegt werden.


CC-Funktion mit Bedacht nutzen


Die Möglichkeiten, bei einer E-Mail Personen auf CC/BCC zu setzen oder eine „Antwort an alle“ zu schicken sollten sehr sparsam verwendet werden, da daraus schnell ungewollt peinliche Situationen entstehen können. Außerdem sollte aus Gründen der Höflichkeit der Empfänger einer E-Mail im Text deutlich darauf hingewiesen werden, wenn andere Personen in der E-Mail auf CC gesetzt wurden.

Vor dem Verschicken: Kontrolle


Eine einmal abgesandte E-Mail lässt sich nicht mehr aufhalten. Die beste Möglichkeit, sich im Umgang mit E-Mail selbst zu schützen, ist das Tempo herunterzufahren, nachzudenken und alles vor dem Absenden nochmals zu überprüfen. Soll das wirklich so versendet werden? Wäre die Formulierung morgen in der Früh noch die gleiche? Ist der Ton angemessen? Ein Tipp zum Schluss:
Um ein vorzeitiges, unbeabsichtigtes Versenden zu vermeiden, sollte der Empfänger erst unmittelbar vor dem Versand eingetragen werden.

DAS KLEINGEDRUCKTE


Sollten die oben genannten Aspekte nicht beachtet werden, kann nicht mit einer Antwort gerechnet werden. Andernfalls erhalten Sie binnen drei Schultagen eine Antwort von uns. Sollte innerhalb einer Woche keine Antwort erfolgen, so bitten wir um Rücksprache mit dem Sekretariat (Klassenfahrt, dienstliche Abwesenheit, etc.).

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